KURGAN Yazısı Gelirse Ne Yapmalıyız?

KURGAN Yazısı Gelirse Ne Yapmalıyız? Mükellef İçin Hukuki ve Eylemsel Yol Haritası

Dijital Bir Uyarı Zilinin Çalması ve Yeni Nesil Denetim

Türkiye’de vergi denetim sistemi, köklü bir dönüşüm geçirerek klasik, geriye dönük (reaktif) modelini terk etmekte; yerine anlık (cari) gözetim ve erken uyarı (proaktif) sistemine dayalı bir yapıya geçiş yapmaktadır. Bu dijital devrimin somut adımı, Vergi Denetim Kurulu Başkanlığı (VDK) tarafından geliştirilen ve yapay zekâ destekli algoritmalarla çalışan Kuruluş Gözetimli Analiz Sistemi (KURGAN)‘dır.

KURGAN, klasik denetim anlayışının aksine, mükelleflerin vergi beyannamelerini ve yasal defterlerini yıllar sonra incelemek yerine, işlemleri gerçekleştikçe analiz eder. Sistem, mükelleflerin e-Belge (e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye), e-Defter, Ba/Bs formları, banka hareketleri ve SGK kayıtları gibi milyarlarca veriyi çapraz kontrole tabi tutar.

Şirketinizin elektronik posta kutusuna veya e-Tebligat sistemine düşen bir KURGAN Yazısı (bu yazı, VUK m.148’e dayalı bir Bilgi İsteme Yazısı veya doğrudan İzaha Davet mahiyetinde olabilir), sistemin ticari faaliyetlerinizde bir risk, anormallik veya uyumsuzluk tespit ettiği anlamına gelir.

İlk Adımlar, Analiz ve Savunma Hazırlığı

KURGAN yazısının tebliği ile başlayan süreç zamana karşı bir yarış olup; hukuki strateji, teknik titizlik ve sürat gerektirir. Yazıyı görmezden gelmek, süresini kaçırmak veya baştan savma bir cevap vermek, mükellefin doğrudan incelemeye sevk edilmesine ve ek olarak özel usulsüzlük cezasına (VUK Mük. m.355) çarptırılmasına yol açabilir. Vergi Usul Kanunu’nun (VUK) 148. maddesi gereği bu yazılara cevap verme yasal bir yükümlülüktür.

Yazının Hukuki Analizi ve Sürenin Yönetimi

1. Tebligatın Mahiyeti ve Kapsamı: İlk olarak, yazının içeriği detaylıca analiz edilmelidir. Yazı hangi vergilendirme dönemini kapsıyor? Hangi fatura numaraları veya hangi tedarikçi/müşteri ile yapılan işlemler sorgulanıyor? Risk tespiti alış faturalarına mı (KDV indirimi) yoksa satış faturalarına mı (hasılat) yönelik? Bu analiz, riskin kaynağını netleştirecektir. Unutulmamalıdır ki, KURGAN mükellefe değil, işleme risk puanı atar.
2. Yasal Süre ve Format: Yazıda belirtilen yasal yanıt verme süresi hak düşürücü niteliktedir. Bu süre kesinlikle kaçırılmamalıdır. Cevap, idarenin talep ettiği formatta (genellikle işlem detaylarının doldurulduğu bir tablo/ek) ve resmi kanallardan (e-Tebligat sistemi üzerinden veya fiziki evrakla) sunulmalıdır.
3. Uzman Desteğinin (Avukat ve Mali Müşavir) Önemi: KURGAN yazıları teknik ve hukuki detaylar içerir. Sürecin, mali müşavir (SMMM/YMM) ve bir vergi avukatından oluşan profesyonel bir ekiple yönetilmesi hayati önem taşır.
   • Mali Müşavir: İşlemlerin muhasebe kayıtlarını, yasal defterleri, beyannameleri ve VDK’nın talep ettiği teknik tabloları hazırlamakla yükümlüdür.
   • Vergi Avukatı: Durumun hukuki analizini yapar, savunma stratejisini belirler, VDK’ya sunulacak izahat metnini hukuki temellere dayandırır ve olası bir vergi davası sürecini öngörerek delilleri toplar.
   • Özellikle yüksek riskli işlemler, yüklü tutarlar veya doğrudan Sahte Belge/Muhteviyatı İtibarıyla Yanıltıcı Belge (SMİYB) şüphesi taşıyan işlemlerde, sürecin cezai (VUK m.359) sonuçları ağır olabileceği için avukat desteği zorunludur.

Detaylı İç İnceleme ve İspat Külfeti

İspat külfeti, yani uyarıya konu olan işlemin “gerçek” olduğunu kanıtlama yükümlülüğü, mükellefe aittir. İdare, “Ben bu işlemde risk gördüm, aksini sen ispatla” demektedir. Bu amaçla derhal toplanması gereken evrak ve deliller şunlardır:

1. Muhasebe Kayıt Kontrolü:

   • İlgili faturaların yasal defterlere (Yevmiye Defteri, Defter-i Kebir) usulüne uygun işlenip işlenmediği.
   • Bu faturalara istinaden KDV indirimi yapılıp yapılmadığı veya hasılat kaydı oluşturulup oluşturulmadığı.
   • Daha önce bu işleme dair bir düzeltme beyannamesi (pişmanlık vb.) verilip verilmediği. (VDK bu bilgileri özellikle talep etmektedir).

2. İşlemin Gerçekliğini Kanıtlayan Maddi Deliller:

   • Finansal Kanıt (Ödeme): İşlemin bedelinin ödendiğine dair kanıtlar. Bu, en kritik delildir. Banka dekontları, EFT/Havale kayıtları, karşılığı bankadan ödenmiş çek fotokopileri veya akreditif belgeleri sunulmalıdır. Nakit ödemeler (özellikle yasal sınırı aşanlar), SMİYB iddiaları karşısında en zayıf delildir ve idare tarafından neredeyse her zaman şüpheli bulunur.
   • Lojistik Kanıt (Mal/Hizmet Hareketi): İşlemin fiilen gerçekleştiğini gösteren belgeler.
     • Mal Alış/Satışı İçin: Sevk irsaliyeleri, taşıma irsaliyeleri (kargo/ambar fişleri), teslim-tesellüm tutanakları, depo giriş-çıkış kayıtları, kantar fişleri. Kaydi stok (muhasebe kayıtları) ile fiili stokların (depo sayımı) tutarlı olması hayati önem taşır.
     • Hizmet Alış/Satışı İçin: (İspatı daha zordur) Hizmetin alındığını veya verildiğini teyit eden sözleşmeler, personel görevlendirme yazıları, mesai çizelgeleri, toplantı tutanakları, proje planları, hizmetin çıktısı olan raporlar/çizimler/analizler ve taraflar arasındaki e-posta yazışmaları.
   • Yasal Kanıt (İradi İlişki): Ticari ilişkiyi başlatan ve yürüten belgeler. İlgili faturaların asılları, taraflar arasında imzalanan sözleşmeler, sipariş onay formları (Purchase Order – PO), proforma faturalar, teklif mektupları ve ticari yazışmalar.

Hukuki Seçenekler ve İzaha Davet Mekanizması

Toplanan deliller ve yapılan iç denetim sonucuna göre mükellefin VDK’ya vereceği cevap, sürecin kaderini belirler. KURGAN, mükellefe bu noktada üç ana hukuki yol sunar:

Pişmanlıkla Beyan (Hata Kabul Ediliyorsa ve Vergi Ziyaı Varsa)

• Durum: Yapılan iç incelemede, kullanılan belgenin kesinlikle gerçeği yansıtmadığı (örneğin, hiç alınmayan bir mal için “naylon fatura” kullanıldığı) veya hatalı kayıtlar nedeniyle Hazine’nin vergi kaybına (vergi ziyaı) uğratıldığı kesin olarak tespit edilmişse.
• Avantaj: Bu, ağır cezai yaptırımlardan kaçınmak için en güvenli ve yegane yoldur. VUK m.371 (Pişmanlık ve Islah) hükümlerinden yararlanmak, vergi ziyaı cezasının tamamen kesilmesini önler ve daha da önemlisi, VUK m.359 kapsamındaki vergi kaçakçılığı suçlamalarıyla (3 ila 8 yıl hapis cezası) karşılaşma riskini tamamen ortadan kaldırır.
• Eylem: Hatalı kayıtlar derhal düzeltilir, ilgili döneme ait düzeltme beyannamesi verilir ve eksik ödenen vergi ile pişmanlık zammı/faizi yasal süresi içinde (15 gün) ödenir. Bu durum, VDK’ya verilecek cevap yazısında “Pişmanlık hükümlerinden yararlanılmıştır” şeklinde açıkça bildirilir.

İşlemin Gerçekliğini İspat Etme (Hata Yoksa, İzahat Verme)

• Durum: İşlemin fiilen gerçekleştiği, belgenin içeriğinin (fiyat, miktar) doğru olduğu ve Bölüm I-B’de belirtilen tüm finansal, lojistik ve yasal delillerin eksiksiz ve tutarlı olduğu düşünülüyorsa.
• Eylem: Tüm deliller (dekontlar, irsaliyeler, sözleşmeler vb.) toplanır ve bu delilleri birbirine bağlayan ayrıntılı bir hukuki izahat yazısı hazırlanır. Sadece evrakları bir klasöre koyup göndermek yeterli değildir; bu evrakların işlemi nasıl kanıtladığının VDK Komisyonuna anlatılması gerekir.
• Ek Strateji (Basiretli Tacir): Özellikle SMİYB şüphesi olan tedarikçilerden yapılan alımlarda, mükellefin Türk Ticaret Kanunu (TTK) uyarınca “basiretli bir tacir” gibi davrandığını, yani mal aldığı firmayı asgari düzeyde araştırdığını (ticaret sicil kaydı, vergi levhası kontrolü vb.) gösteren ek deliller sunmak, savunmayı güçlendirir. Bu izahın yeterli görülmesi durumunda dosya kapatılır.

İhtirazi Kayıtla Beyan (Yargı Hakkını Saklı Tutma)

• Durum: Mükellef işlemin gerçek olduğuna inanmasına rağmen, elindeki destekleyici belgelerin (örn. ödeme bankadan değil nakit yapılmış, irsaliye kayıp vb.) idareyi ikna etmeye yetmeyeceğini düşünüyorsa VEYA idarenin yorumuna katılmadığı halde inceleme ve cezai riskten (Pişmanlıkta olduğu gibi) kurtulmak istiyorsa.
• Eylem: Bu, stratejik bir hukuki hamledir. Mükellef, idarenin talebini (hatalı KDV indirimini düzeltmek gibi) yerine getirir, düzeltme beyannamesini verir ve tahakkuk eden vergiyi öder. Ancak beyannameye ve ödeme makbuzuna “ihtirazi kayıtla” şerhi düşer.
• Sonuç: Bu şerh, “Ben bu vergiyi ödüyorum ama haksız olduğunu düşünüyorum ve dava açma hakkımı saklı tutuyorum” anlamına gelir. Mükellef, ödemeyi yaptıktan sonra 30 gün içinde Vergi Mahkemesi’nde tahakkukun iptali için dava açarak ödediği vergiyi geri alma yoluna gidebilir.

Sürecin Yönetimi ve Hukuki Sonuçlar

KURGAN yazısı, bir izaha davet niteliğinde olduğundan, mükellefin izahının kalitesi ve delillerin gücü sürecin akıbetini belirler.

İzahın Değerlendirilmesi ve Olası Sonuçlar

1. İzah Yeterli Bulunursa: Mükellefin sunduğu deliller (özellikle ödeme ve sevk belgeleri) ve hukuki açıklamalar, VDK bünyesindeki Açıklama Komisyonunca tatmin edici bulunursa, dosya kapatılır ve mükellef hakkında vergi incelemesi yapılmaz. Bu, KURGAN’ın önleyici misyonunun başarıyla tamamlandığı anlamına gelir.
2. İzah Yetersiz Bulunursa veya Cevap Verilmezse: Açıklama yeterli bulunmazsa (örn. işlemin gerçekliğine dair somut delil eksikliği varsa) veya mükellef yasal süresi içinde hiç cevap vermezse, mükellef Vergi İncelemesine sevk edilir. Cevap verilmemesi, idare nezdinde “zımni kabul” veya “gizlenen bir durum” algısı yaratabilir ve ek olarak özel usulsüzlük cezası kesilmesine neden olur.

İnceleme Sonucunda Karşılaşılabilecek Ağır Yaptırımlar

Eğer süreç incelemeye dönüşürse ve inceleme sonucunda mükellefin bilerek (kast unsuru) SMİYB kullandığı tespit edilirse, yaptırımlar mali ve cezai olarak ikiye ayrılır ve oldukça ağırdır:

• Mali Yaptırımlar: Reddedilen KDV indirimi veya eksik beyan edilen gelir üzerinden hesaplanan vergi aslı, gecikme faizi ve bu vergi aslının 3 katına kadar vergi ziyaı cezası.
• Cezai Yaptırımlar (VUK m.359): İnceleme raporuna istinaden, mükellefin (şirket yetkililerinin) VUK m.359 uyarınca Sahte Belge Kullanımı (SMİYB – VUK 359/b) veya Muhteviyatı İtibarıyla Yanıltıcı Belge (MIYB – VUK 359/a-2) fiillerinden dolayı Cumhuriyet Başsavcılığı’na suç duyurusunda bulunulur. Her iki fiil için de yasadaki mevcut ceza 3 yıldan 8 yıla kadar hapis cezasını öngörmektedir.

Yeni Denetim Çağında “Özen Yükümlülüğü”

KURGAN sistemi, klasik denetim anlayışının sona erdiğini ve mükellefler için “özen yükümlülüğü” (duty of care) döneminin zirveye çıktığını göstermektedir. Artık mükellefler, sadece kendi kayıtlarının doğruluğundan değil, ticari ilişki içinde oldukları tedarikçi ve müşterilerin güvenilirliğinden de dolaylı olarak sorumlu tutulmaktadır. Tedarikçi seçimi artık sadece fiyata değil, firmanın mali siciline ve güvenilirliğine dayalı olmak zorundadır.

Mükelleflerin, bir KURGAN yazısı beklemeden atması gereken proaktif adımlar şunlardır:

1. Fiili ve Kaydi Stok Uyumu: Mali müşavirlerle periyodik (örn. üç ayda bir) denetimler yaparak kaydi stok ile fiili depo sayımlarının tutarlılığını sağlamak.
2. Ödeme Disiplini: Tutarı ne olursa olsun, tüm ticari ödemeleri bankacılık sistemi (EFT, Havale, Çek) üzerinden gerçekleştirmek ve nakit işlemlerden kaçınmak.
3. Tedarikçi Analizi (Due Diligence): Özellikle yüksek tutarlı veya ilk kez çalışılacak firmaların vergi levhası, ticaret sicil kaydı gibi temel yasal belgelerini temin etmek.

KURGAN yazısı, bir tehdit veya ceza değil, aksine dijitalleşen mali idarenin sunduğu son bir uyarı ve “düzeltme fırsatı” olarak görülmelidir. Bu fırsatın, hukuki ve profesyonel destekle, soğukkanlılık ve hızla değerlendirilmesi, mükellefi geri dönülemez mali ve cezai risklerden koruyacaktır.

Profesyonel Destek Almanın Önemi

Vergi davaları, teknik bilgi ve yargı pratiği gerektirir. Hangi ilkenin uygulanacağı, olayın hangi kapsamda değerlendirileceği ve hangi mahkemede dava açılacağı gibi konular titizlikle analiz edilmelidir.

Çetin & Barut Hukuk Bürosu olarak; vergi davaları, idari davalar, tam yargı davaları, devlet tazminat davaları ve idarenin kusursuz sorumluluğu kapsamında açılacak tüm tazminat taleplerinde müvekkillerimize profesyonel hukuki destek sunuyoruz. Bizimle iletişime geçerek sürecinizin doğru yönetilmesini sağlayabilir, hak kaybı yaşamadan zararın tazmini için gerekli adımları atabilirsiniz.

-Av. Ahmet DAŞDEMİR